Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est le conseil syndical de votre copropriété, qui a mis en place CoproTrack pour la gestion des signalements des parties communes.

2. Éditeur et sous-traitant technique

CoproTrack est l’outil technique mis à disposition du conseil syndical. L’éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Pour toute question relative au traitement technique de vos données, vous pouvez contacter l’éditeur à dpo@coprotrack.com.

3. Données collectées

• Identité : nom, prénom, adresse email, numéro de lot.
• Contenu des signalements : description, photos jointes, localisation dans l’immeuble.
• Historique d’activité : horodatage des actions, changements de statut, messages échangés.
• Données techniques : identifiants de session, logs d’accès authentifié.

Nous vous invitons à ne pas mentionner d’autres résidents nommément dans les descriptions de signalement.

4. Finalités

• Identifier l’auteur d’un signalement et lui envoyer les notifications de suivi.
• Traiter le problème signalé et en suivre la résolution.
• Générer les documents officiels (fiche PDF, bilan d’assemblée générale).
• Transmettre les signalements au syndic sur demande du conseil syndical.
• Assurer la sécurité du service (authentification, journalisation).

5. Base légale

Les traitements reposent sur l’intérêt légitime du conseil syndical à gérer les parties communes de l’immeuble et à traiter les signalements des copropriétaires (article 6.1.f du RGPD).

Pour les notifications par email, vous pouvez vous opposer à tout moment via le lien de désinscription présent en bas de chaque email de notification.

6. Destinataires des données

• Les membres du conseil syndical de votre résidence (responsable du traitement).
• Le syndic de copropriété, uniquement si un signalement vous concernant lui est transmis via la fonction « Envoyer au syndic ».
• Les sous-traitants techniques : Vercel (hébergement, UE), Neon (base de données, UE), Resend (envoi d’emails, UE), Cloudinary (stockage des photos, UE).

7. Transferts hors Union européenne

Aucun transfert de données personnelles en dehors de l’Union européenne n’est effectué. Tous les sous-traitants techniques hébergent les données en UE.

8. Durée de conservation

• Signalements résolus ou classés : 5 ans à compter de leur clôture (utile pour une assemblée générale et l’exercice comptable).
• Historique des travaux : 10 ans (prescription décennale du bâtiment, articles 1792 et suivants du Code civil).
• Données de connexion et logs : 12 mois maximum.
• Période beta — résidences non-souscriptrices au 1er juin 2026 : les données sont conservées 90 jours après la fin de la beta (jusqu’au 1er septembre 2026), puis supprimées automatiquement.

9. Hébergement

Les données sont hébergées exclusivement en Europe :

• Application : Vercel (Francfort, Allemagne)
• Base de données : Neon (Dublin, Irlande)
• Photos : Cloudinary (région UE)
• Emails : Resend (région UE)

10. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès à vos données
• Droit de rectification de vos données inexactes ou incomplètes
• Droit à l’effacement de vos données (droit à l’oubli)
• Droit d’opposition au traitement, notamment pour les notifications par email
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité de vos données
• Droit de définir des directives post-mortem (article 85 de la loi Informatique et Libertés)

Pour exercer ces droits, contactez le conseil syndical de votre résidence. Pour toute question technique, contactez l’éditeur à dpo@coprotrack.com.

Délai de réponse : 1 mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de 2 mois pour les demandes complexes.

11. Droit de réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés :

3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
www.cnil.fr

12. Délégué à la protection des données

CoproTrack n’est pas tenu de désigner un délégué à la protection des données (RGPD art. 37), le traitement ne constituant ni un suivi systématique à grande échelle ni un traitement de données sensibles à grande échelle. Pour toute question relative à la protection des données, contactez dpo@coprotrack.com.

13. Cookies

CoproTrack utilise exclusivement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (cookie de session d’authentification, sécurisé, HttpOnly, SameSite=Lax).

Aucun cookie publicitaire, analytique, de tracking ou de mesure d’audience n’est utilisé. Aucun consentement n’est donc requis.

14. Évolution de cette politique

Cette politique peut être mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email. La date en haut de cette page indique la dernière version.